Доказательства для суда: пять правил на случай спора

Статья будет полезна менеджерам, руководителям отделов продаж, закупок и проектов, которые ведут переговоры, принимают работу и переписываются с контрагентами. Как мы твердо знаем из практики, судебный спор всегда возможен.

В рамках этой статьи мы рассмотрим, что стоит предусмотреть до возникновения возможного спора, чтобы позже было чем подтвердить свою позицию в суде.

Основа для возможной позиции в суде закладывается еще в тот момент, когда менеджер согласовывает условия, подписывает акт или отвечает на письмо.

Некоторые сотрудники компаний рассчитывают, что получится рассказать, как все было, и привести сотрудников как свидетелей произошедшего. На практике это работает редко. К показаниям свидетелей суд отнесется критически, сочтя их заинтересованными в исходе дела. Кроме того, если письменная форма сделки нарушена, закон не позволяет подтверждать саму сделку и ее условия свидетельскими показаниями (ст. 162 ГК РФ).

Поэтому надежную доказательственную базу для победы в возможном споре помогут сформировать пять следующих правил.

Правило № 1. Фиксируйте результаты встреч протоколом

Многое в процессе работы согласуется устно: меняются требования, сдвигаются сроки, принимаются промежуточные решения. А через какое-то время стороны вспоминают встречу и договоренности по-разному.

Поэтому по итогам важной встречи составляйте протокол: дата, участники, обсужденные вопросы и принятые решения.

Оптимально подписать его с обеих сторон, но если контрагент подписывать не хочет, отправьте протокол по электронной почте и назначьте срок для возражений. Если они не поступят, суд может учесть такой протокол как дополнительное доказательство, особенно если порядок направления протоколов и срок возражений заранее закреплены в договоре.

Правило № 2. Фиксируйте исполнение актом, в том числе односторонним

Работа выполнена, а заказчик не подписывает и не платит, товар поставлен, а накладная не подписана. Ситуация знакома многим.

Вместе с тем зачастую закон или условия договора допускают одностороннее подписание такого акта (п. 4 ст. 753 ГК РФ, определение СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 № 305-ЭС19-9109).

Чтобы такой акт сработал, отправьте его заказчику вместе с результатом работ и сопроводительным письмом с разумным сроком на приемку или отказ от нее (сам срок лучше заранее предусмотреть в договоре). Сохраните подтверждение отправки и получения. Если срок истек, а ответа нет, подписывайте акт самостоятельно.

Такой акт не решает дело автоматически. Если заказчик мотивированно пояснит причины отказа от его подписания, то суд будет оценивать результаты работ.

Правило № 3. Ведите переписку, пригодную для суда

Электронная почта и мессенджеры могут быть доказательством, но суд должен быть уверен, что переписка исходит от контрагента и относится к спору.

Ведите общение с корпоративных адресов и с тех каналов, которые указаны в договоре. После звонка или встречи отправляйте краткое письмо: «В продолжение нашего разговора…». Это самый простой способ превратить разговор в письменное доказательство.

На скриншоте мессенджера должны быть видны дата, время, номер или имя собеседника и вся цепочка сообщений. И не удаляйте переписку, даже если спор кажется маловероятным.

В договоре не всегда предусмотрена переписка в мессенджерах, но и в этом случае суды оценивают, как стороны взаимодействовали на самом деле:

Ведение переговоров уполномоченными лицами по вопросам, вытекающим из исполнения этого договора, путем переписки посредством мессенджера, апелляционный суд признает надлежащим способом ведения предпринимательской деятельности хозяйствующих субъектов, при этом отсутствие в договоре указания на такую возможность, не может свидетельствовать о ненадлежащем действии уполномоченных лиц.

Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 2 августа 2023 г. № 04АП-3364/23 по делу № А58-1115/2023

Временами суды даже указывают на то, что взаимодействие сторон договорных отношений посредством средств мгновенной коммуникации является обычной деловой практикой (ст. 5 ГК РФ), продиктованной современностью и развитием экономического оборота:

При этом, согласно складывающейся практике хозяйственного оборота, в том числе на территории города Москвы, взаимодействие хозяйствующих субъектов посредством мессенджеров и иных технических средств мгновенной коммуникации, является обычной практикой, позволяющей увеличивать скорость коммуникации, а значит, сокращать сроки согласования договорных обязательств, устранения недочетов в работе, времени исполнения и иных параметров, согласование которых в ином порядке представляет более затратную процедуру с точки зрения времени и стоимости.

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14 октября 2020 г. № Ф05-15858/20 по делу № А40-93872/2019

Однако всегда стоит помнить и о существовании обратного, консервативного подхода:

Доказательств того, что стороны согласовали допустимость обмена документами через мессенджер, материалы дела не содержат, на что обоснованно указали суды.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 мая 2023 г. № Ф07-5755/23 по делу № А21-8442/2022

Чтобы исход спора не зависел от подхода конкретного суда, рекомендуем закреплять в договоре или дополнительном соглашении мессенджеры, номера и аккаунты уполномоченных лиц.

Правило № 4. Подтверждайте отправку важных сообщений

Претензии, уведомления о приостановке работ, отказы от договора и другие юридически значимые сообщения нужно направлять способом, который позволит доказать факт отправки и, по возможности, получения.

Сообщение считается доставленным и тогда, когда адресат уклонился от его получения или не забрал письмо, но только если оно направлено по адресу, указанному в договоре или в ЕГРЮЛ либо известному отправителю (ст. 165.1 ГК РФ).

Классический и самый известный способ – письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Сейчас для экономии времени также существует возможность отправки таких писем через сервис электронных заказных писем Почты России. При этом квитанции об отправке, описи вложения и уведомления необходимо сохранить.

Также, если стороны договорились об этом, такие документы могут быть направлены через сервисы ЭДО.

С ЭДО есть свой нюанс. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному, но в договоре стоит определить, какие документы передаются таким способом и через какого оператора.

Правило № 5. Выбирайте способ фиксации по значимости доказательств

Как правило, когда встает вопрос о фиксации доказательств, существующих только в электронном виде, рассматриваются только две альтернативы: простая распечатка скриншотов или полноценный нотариальный осмотр доказательств. При этом стоит помнить, что в отличие от простой распечатки скриншотов, нотариальный осмотр является платной услугой.

Не всякое доказательство нужно оформлять у нотариуса, но важно понимать, чем способы отличаются.

Обычная распечатка или скриншот подходят, пока контрагент не оспаривает их подлинность либо в их достоверности не засомневается сам суд.

Например, в одном из наших недавних дел наша позиция была во многом сформирована на простых скриншотах переписки сторон в мессенджере. Поскольку ответчик эту переписку не оспаривал, суд не только принял ее в качестве доказательства, но и указал, что ответчик не опроверг ее содержание (Арбитражный суд Тверской области, дело № А66-18314/2025).

К нотариальному осмотру прибегают для фиксации переписки, страниц сайтов и других данных, которые могут исчезнуть либо исчезновение которых будет выгодно оппоненту. Доказательства могут исчезнуть быстрее, чем кажется: контрагент удаляет переписку, меняет страницу сайта, приходит в негодность техника, на которой хранилась переписка.

Если содержание переписки действительно необходимо для подтверждения своей позиции, то целесообразным будет ее нотариальный осмотр для представления в суд, поскольку в противном случае есть шансы ее непринятия как доказательства и утраты возможности использовать ее:

При этом электронная переписка не заверена, нотариальный протокол осмотра с целью фиксации информации в виде электронных отправлений, полученных и отправленных с адресов сторон, не представлен, а потому данное доказательство не может быть положено в основу судебного акта, так как не позволяет достоверно установить, что сообщения (документы) исходят от сторон спора.

Решение Арбитражного суда г. Москвы от 7 февраля 2023 г. по делу № А40-236544/2022

Представленные ответчиком скриншоты переписки посредством мессенджера не являются допустимыми доказательствами, поскольку не содержат объективной информации о конкретном отправителе сообщения (фамилия, имя, отчество абонента); переписка, на которую сослался истец, не заверена надлежащим образом (нотариально удостоверенный протокол осмотра электронной переписки в мобильном приложении не представлен), ее достоверность установить не представляется возможным.

Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21 октября 2024 г. по делу № А40-180322/2024

Чем важнее доказательство и чем легче оно исчезнет, тем раньше его стоит зафиксировать и тем надежнее должен быть способ.

Для удобства работников разработали короткий чек-лист. Проверьте по нему свои текущие проекты и договоры: если на какой-то пункт ответ «нет», это место нужно закрыть в первую очередь.

• Условия договора, каналы связи и порядок приемки закреплены письменно;
• Любое изменение условий оформлено дополнительным соглашением или письменным подтверждением;
• Результаты важных встреч зафиксированы протоколом;
• После встреч и звонков направлено письмо с их итогами;
• Акты отправлены сразу после выполнения работ, отправка подтверждена;
• Важные уведомления и обсуждения идут теми способами и по тем адресам, что указаны в договоре;
• Переписка не удалена, важные материалы сохранены в исходном виде.

После спора исправить что-либо обычно уже поздно: протокол не составить задним числом, письмо о приемке работ не отправить вовремя, удаленную переписку не восстановить.